簡単！面接の日程変更・調整メールの正しい書き方【例文あり】

面接の日程が他社と被ってしまった、ダブルブッキングをしてしまった時に、面接の日程を変更してもらわなければならないことってありますよね。

でも、こちらの都合で予定を変更してもらうのは、なんだか気まずいですよね。

そこで、相手の気分を害さない、丁寧な面接の日程変更のお願いメールの書き方を、例文つきでわかりやすく解説いたします。これを読めば、はじめてでも、失礼のない面接日程変更のお願いメールが書けるようになります。

面接日程変更の前に押さえておくべきポイント

面接日程変更の連絡は出来るだけ早く

予定の変更がある場合は、出来るだけ早く連絡するのがビジネスマナー。早く連絡をすればするほど、面接の日程を変更してくれる可能性が高くなります。今、決まっている日程がダメになったら、すぐに面接日程変更のお願いをしましょう。

前日〜当日の面接日程変更は電話で連絡すること

前日〜当日に面接の日程変更をお願いするのは、相手に無理を強いることになります。だから、電話で直接お願いをするのがマナーです。前日から当日に面接の日程変更をお願いする時は電話で。それ以外なら、メールでもOKです。

メールは認識の違いを生みにくい

就活では企業側もメールで連絡をすることが多くなっています。メールで連絡をすると、文章に残るため後々確認できます。これはお互いの認識の違いが生まれにくいというメリットにつながります。

電話連絡の場合、聞き間違いやお互いが都合の良いように解釈してしまう、認識の違いが起こる可能性があります。

また、就活生側が携帯電話で電話を受けた場合、電波状況によっては大事な部分が聞き取りにくくなる、などの事態も考えられます。

メールの場合は、送信側も受信側もやり取りをした文章がそのまま残りますので、電話でおきるようなトラブルが避けられるのです。

相手から連絡がきた際は24時間以内に返信

メールの良い点は、相手が電話中や外出中などの事情とは関係なしに連絡ができる点です。便利でメリットが多いメールですが、一定のマナーやルールも存在します。

企業からの連絡があった場合は、24時間以内の返信を心掛けましょう。

面接の日程連絡や相手側が何か質問をしてきた場合はもちろんですが、それ以外でも返信するのがビジネス上のマナーです。

例えば、面接の日取りが決定して就活生もその日時でOKとしていたケースでも、数日前に確認の連絡が来ることがあります。面接日時に変更がない場合でも、メールを受信し内容を了解した旨を返信するようにしましょう。

返信は相手の文章を残したままにする

相手からもらったメールの内容に対して返信する場合、相手の文章を残したままにしましょう。

メール返信をするときに、返信ボタンを押すと、相手の文章がそのまま入った形でメーラーが起動します。

このとき、相手のメール内容は消さずに一番上に自分の文章を新たに書き示すようにしましょう。このことで、メールを返信した相手に「自分が送ったメールに対する返信」ということが伝わります。

特に、同じ内容で複数回メールのやり取りをする場合にこれは必須です。時系列でお互いのやり取りを把握でき、連絡事項の漏れがでるリスクもなくなります。

また、返信の際の件名は、返信作業で出てくる「Re:～受信した内容～」をそのまま使って大丈夫です。このRe: が入ることで、返信したときに相手はすぐ、自分が送ったメールの返事内容だと把握できるからです。

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これを真似るだけ！面接日程変更のお願いメールの例文

以下のメール例文を真似れば、失礼のない、面接日程変更のお願いメールが書けるようになります。

以下、「相手の提示してきた日程が都合が悪く、変更して欲しい場合」「一度決まった日程の変更をお願いする場合」に分けて例文を見ていきましょう。

相手の提示してきた日程が都合が悪く、変更して欲しい場合

一度決まった面接日程を変更してもらう場合

面接日程変更のお願いメールの書き方のポイント4つ

①件名は内容が分かるように付ける

せっかくの便利なツールでも、たくさんの受信メールの中に紛れてしまい相手が気が付かないようでは、メリットが半減してしまいます。

このことからも、メールの件名は「簡潔でシンプルで分かりやすい内容」であることが重要です。曖昧な内容は避けるべきなのです。

例えば件名が「申し訳ありません」「大変恐れ入ります」などから始まっていると、実際にメールを開いて全体を読むまでは、何に対して申し訳ないのかが理解されません。

これは、受信者に余計な時間を使わせることにもなり、手間をかけてしまいます。またそれだけでなく、送った人への印象も悪くなる可能性がありますので、送るときには注意が必要です。

②面接のキャンセル理由・変更理由の伝え方

学業理由で、面接日程の変更をお願いする場合は、「ゼミの発表がございまして」「大学の試験日程と重なっているため」と、詳しく書きましょう。学業が理由なら、相手も納得しやすいです。

ただ、「他社の面接と日程が被った、ダブルブッキングしてしまった」ような場合は、変更理由をぼかしましょう。「別件があり」「都合が悪く」などで断ってください。

③面接日時の候補をあげる

上の例文ではどれも、参加できる日程の候補をあげていますよね。これを「自分の都合をあげるなんて図々しい、失礼」と感じるかもしれません。

しかし、相手が再設定してくれた日程が都合が悪かった時、さらに失礼になり、気まずくなりますよね。相手に手間をかけさせないためにも、自分が絶対に参加できる日程の候補を箇条書きであげてください。

③クッション言葉を使う

断る時に「その日は参加できません」、お願いをする時に「面接日程を再設定してください」と書くと、失礼で不躾な印象になります。

これを防ぐのがクッション言葉。断る時に「あいにく〜」お願いする時に「誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、」、手間のかかるお願いをするとき「ご多忙の中、お手数をおかけして申し訳ありませんが、」とつけると、ソフトな印象になり、失礼になりません。