就活で使うメールの書き方｜面接の日程調整など各パターン例付きで解説

就活中に企業とメールのやり取りをする頻度は増えます。
しかしメールを送る際、この構成でいいのか、こんな言葉遣いでいいのかと不安になる人もいるでしょう。

ここでは、メールマナーと合わせて、就活中に企業に送るメールをケース別で紹介します。
この記事を読むことで、ビジネスメールのマナーを理解し、どんな状況のメールも送りやすくなります。

就活では面接の日程調整の際にメールを使う機会が多い

企業からのメール例

押さえるべきメールマナー

メールで基本のマナーが守られていない場合、今後の面接や選考にも少なからず影響しかねません。

当たり前のようでうっかり忘れがちな最低限のマナーを今一度確認し、適切な返信メールが作成できているかどうか見直しましょう。

24時間以内返信を徹底

メールは、受け取ってから24時間以内に返信することを徹底しましょう。企業側もあなたの返事を元に日程を調整しているので、素早い返信が望ましいです。

メールは電話と違って後で返信するということもできますが、返信が遅ければ遅いほど優先順位が低いと感じられます。

スピードだけを重視し中身がないメールでは本末転倒ですが、受け取り次第検討し、迅速な返信をしましょう。

相手の名前や会社名は正式名称で書く

相手の名前や会社名を正しく書くことは最も重要です。相手の情報を名前を間違えたり省略することは失礼にあたります。

「株式会社」を「（株）」と記載することも省略となり失礼にあたります。企業から送られてきたメールに「（株）」と記載があった場合でも返信する場合は略さず「株式会社」と記載します。

また、間違えやすいのが、前㈱か後㈱か、または㈲との間違いです。株式会社〇〇なのか、〇〇株式会社なのか、有限会社〇〇なのか、企業のホームページで確認してから記載しましょう。

応募させて頂く側として、相手の情報は省略せず正しく記入するようにしましょう。

分かりやすい件名にする

企業の採用担当者は、就職希望の学生からだけでなく、他の業務に関するメールも多数送られてきます。
そのため、件名の書き方次第では後回しにされたり、スルーされたりする可能性があります。

自分が送るメールを確実に見てもらえるよう、メールの内容が理解しやすい分かりやすい件名を付けましょう。

件名のポイントは、なるべく短く簡潔に、要点を押さえて記載することです。

ケース別にメールの件名を紹介します。

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メールの基本構成

メール本文の構成は、「宛先・挨拶・内容・締め・署名」の流れで作成するのが基本です。それぞれの書き方のポイントを正しく理解しておきましょう。

企業の指定してきた面接日程に参加できる場合

企業が指定してきた面接の日程に問題なく参加できる場合はその旨を明確に記載します。

一般的なビジネスメールの流れと同じように記載しますが、お互いの認識違いを防ぐため、参加できる旨に加えて複数日程を提示されていない場合でも指定された日程と詳細をもう一度記載するようにしましょう。

文字同士のコミュニケーションでは誤解が生まれやすく、提示された日程が誤っていたとしても相手が気付いていないということも考えられます。

以上のことから、日程や詳細をお互いが再確認するという意味を込めて再度記載すると良いでしょう。
テンプレ

企業の指定してきた面接日程に参加できない場合

企業が指定してきた日程に参加できない場合は参加できない旨、謝罪、代わりの日程を提示するようにします。

謝罪、参加できない旨だけでなく、代わりにいつなら参加できるのか提示することで企業側も新たな日程を調整しやすくなるでしょう。

また、基本的に日程を提示する場合は少なくとも3日以上提示するのが一般的です。

都合が合わず再度検討してもらうことは、決して失礼な事ではありません。それよりも参加できるのか、できないのかが分かりにくくならないよう、遠回しではなく簡潔明瞭に回答することが大切です

面接日程の候補をあげる場合のメール例

希望日程を尋ねられた場合はなるべく幅広い日程を提示するようにしましょう。尚且つ日程の誤読を防ぐため、箇条書きで、日にちと曜日まで記載します。

企業側は仕事で忙しい傍ら面接をしてくださいます。上でも述べた通り、候補日は企業側の負担にならないよう少なくとも３日以上提示することが望ましいです。

選択肢が少ないと再度調整となってしまい手間を掛けかねません。

受け手の立場に立って分かりやすく記載しましょう。

面接日決定後のメール例

日程変更をお願いする場合のメール例

面接の日程を変更してもらいたい場合は、候補となる日程を複数挙げて再調整をお願いしましょう。何度もやり取りをする手間を省くことができます。

また、内定辞退などとは異なり、一度決定した面接の日程を変更してもらう場合には必ずその理由を記載し、謝罪もしましょう。

キャンセルをお願いする場合のメール例

まず、件名はひと目でそれとわかるものにしましょう。「面接辞退」「大学名と氏名」、これらの言葉があれば、件名だけで担当者にはメールの大まかな内容が伝わります。

また、これまでに説明会や日程調整などで時間を割いてもらったことに対してのお礼などを、きちんと書き添えておきましょう。

企業から返信がない場合に催促する際のメール例文

メールの返信がないからといって、相手を責めるような言葉を使うのはNGです。採用活動時期の採用担当者は多忙ですし、何かの手違いでメールが送れていないだけかもしれません。

あくまでも「確認したい」「念のため」といったスタンスの文面になるようにしましょう。

催促メールを送っても返信がないときは電話をする

一度送ったメールに返信がなく、催促メールを送っても返信がない場合は、担当者に電話しましょう。

忙しさやうっかりミスなどで担当者が返信を忘れているだけならまだしも、パソコンやメールソフトの不調、あるいは何かしらの事情で担当者が不在になっている可能性もあります。

そういった場合には、電話で連絡をすれば事情が明らかになり、何かしらの対応をしてもらえるでしょう。

電話をする場合には、伝える内容を事前にメモなどにまとめておきましょう。また、電話をかける時間帯にも注意が必要です。始業すぐの時間帯や就業間際などは、先方も忙しいので避けるべきです。

12時～14時ごろはお昼休憩などで席を外している可能性もありますので、そのあたりの時間帯は避けて電話をしましょう。

面接後に送るお礼のメール例

面接のお礼メールを送る場合には当日中か、遅くても翌日中にはメールを送るようにしましょう。それ以降になると、「後回しにした」という印象になります。

面接で「この話を聞けてよかった」といった、得られたものや学びに関して触れると、テンプレではなく、自らが考えたより良いお礼メールになるでしょう。また、学びと合わせて入社意欲が上昇したことを伝えると、より与える印象は良くなります。

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就活メールのNGポイント

差出人が分かりにくいメールアドレス

どこの誰が送ったメールかわからないような、差出人がわかりにくいメールアドレスの使用は避けましょう。
具体的には、自分の好きなものに関連するワードが入ったプライベート用のものや、当て字のような無意味な文字が羅列しているだけのものが、就活で使用を避けるべきアドレスです。

就活で使用するアドレスには、自分の名前が入っているものにしましょう。名前がアドレスに入っていれば登録していなくても誰から送られてきたメールなのか分かりやすいです。

また、可能であれば大学指定のアドレスを使用しましょう。大学指定のメールアドレスがない場合は、GmailやiCloudのような携帯とパソコンで共通して使えるドメインの使用をおすすめします。

正しい敬語が使われていない文章

言うまでもありませんが、メールにおいても正しい敬語を使いましょう。正しい敬語が使われていないと、「ビジネスマナーが備わっていない」とマイナスの印象を持たれる可能性があります。

敬語は社会人になってからも使用するケースが多いので、この機会に正しい使い方を身につけましょう。

よくある間違いの一つが、丁寧な言葉遣いを意識しすぎるあまり、かえって間違った使い方をしてしまう「二重敬語」です。
「おっしゃられた」「ご連絡させていただきました」などが二重敬語の代表例であり使い方によってはNGです。

直接受け答えする電話とは異なり、メールでは文章を焦って書く必要はありませんから、正しい使い方か一つ一つ確認しながら作成しましょう。

改行されていない読みにくいメール

改行がされていない文章は、区切りをどこでつけていいのか分からずに読みにくいです。
要点が頭に入りにくいメールになってしまいます。
内容ごとに改行を入れ、読み手に負担が少ないメールにしましょう。

企業の採用担当者は携帯ではなくパソコンでメールを見ることが多いので、パソコンでメールを読むことを想定し、1行30字程度、3〜4行ごとの改行を心がけましょう。

パソコンとスマホではメールの見え方が違います。
スマホでメールを打ち、読みやすいように改行したつもりが、パソコン表示ではブツブツと10文字程度で切れた文章になっているケースもあります。

スマホからメールを送る場合は、パソコン表示を想定したうえで、言葉の長さで改行をしましょう。

また、日程を提案する場合など、伝えたいことが複数ある場合は箇条書きを使うとより見やすい文章になります。

就活の面接ではメール連絡も多いのでテンプレを把握して素早く返信できるようにする

就活の現場では、採用担当者とメールでやりとりをする機会が多くなります。やりとりする企業が多くなると、その数もどんどん増えてくるので、その都度一から文面を考えるのは時間も手間もかかります。

そこで、大まかな文面を記したテンプレートを用意しておくと、メールの作成がスピーディーに進み、素早く返信できるようになります。
使用しているメールソフトにテンプレートや定型文を保存する機能がない、あるいは使いづらいという場合は、メールの「下書き」を活用しましょう。

一度作成したメールを宛先空欄の「下書き」の状態で保存しておいて、必要なときにコピーして使えるようにしておくと便利です。

このように、ちょっとした工夫でメールのやりとりにかける時間を節約することができます。特に面接の日程に関してなどは、電話ではなく文面の残るメールでやりとりされることが多いため、効率よく処理していきましょう。