これで安心!誠実な内定の断り方〜必要な5つのステップ〜

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複数内定が出た場合、内定を断らなければなりません。しかし、せっかく内定をいただいたのに、断るのは気が重いですよね。また、一度した約束を破るのですから、トラブルにならないか心配になるかもしれません。

そこで、トラブルにならない誠実な内定の断り方をご紹介します。

1.内定は出来るだけ早めに断る

トラブルにならないためには、出来るだけ早めに辞退の連絡をする。これが鉄則です。早めに連絡をすれば、

  • 企業は早期に採用計画を修正することが出来る
  • 企業は早期に配属計画を修正することが出来る
  • 内定者教育用のコストをかけずに済む

ということで、早く連絡をすればするほど、企業に迷惑をかける度合いが減ります。内定を断るのを先延ばしにすると、企業の採用計画・配属計画が狂いますし、その修正をする時間がなくなります。出来るだけ早めに内定を断る連絡を入れましょう。

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2.内定を断る時は電話連絡で

内定を断る時の連絡方についてですが、電話がベストです。理由は3つあります。

  • 電話連絡が一番速く確実に伝わる(手紙は届くまで時間がかかる。メールは読まれない可能性も)
  • 直接自分の言葉で謝罪をすれば、誠意が伝わりやすい(メールでそっけない)
  • 相手からの言い分を聞ける(相手からの文句・説教をその場で処理できる)

特に、3つ目が重要です。内定を断られたら文句の一つも言いたくなるもの。学生に直接文句を言えれば気持ちは収まるでしょう。しかし、メールで一方的に内定を断られたら、腹が立ち、就職課・キャリアセンターに抗議の一つくらい入れたくなるかもしれません。

後々にトラブルを起こさないために、電話で直接謝罪しましょう。

3.内定を断る理由は正直に伝えよう

内定を断るときに「断る理由」って意外と難しいですよね。結論から言えば、正直に伝えるべきです。なぜなら、企業の人事も自分の上司に「この学生はなぜ内定を辞退したのか」報告する必要があるからです。

よくある辞退理由としては、

  • 他社に内定をいただき、自分の適性を考えた結果、そちらの企業に進むことを決めました。
  • 他社から◯◯職で内定をいただきまして、自分の適性を考えた結果、◯◯職で働くことを決めました。
  • 他業界から内定をいただき、自分の適正を考えた結果、その業界に進むことを決めました。

辞退理由がわかれば、今後の採用活動にも役立てます。だから、理由は正直に伝えたほうが良いです。なお、進路先の企業は聞かれない限り、伝える必要はありません。

「家族の介護が必要になったため」「健康に問題が出たため」などの浅はかな嘘は不誠実。正直に伝えよう。

4.内定の断り方(電話での会話例)

△△大学の◯◯です。ただいま、お時間よろしいでしょうか?

ー大丈夫ですよ。

先日は内定をいただき、誠にありがとうございます。実は、誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、御社の内定を辞退をしたくお電話いたしました。

ーそうですか、大変残念です。差し支えなければ、理由を伺ってもよろしいでしょうか?

他社から海外営業職で内定をいただき、自身の適正を鑑み、そちらの企業に進むことに決めました。貴重なお時間を割いて選考していただいたにも関わらず、このような形となり、大変ご迷惑をおかけし、申し訳ございませんでした。

ーわかりました。では、◯◯さんは内定辞退ということで進めさせていただきます。よろしいですか。

はい、お願い致します。貴重なお時間を割いて選考していただいたにも関わらず、このようなお返事となり、誠に申し訳ございませんでした。

ーいえいえ。内定先でがんばってくださいね。

ありがとうございます。では、失礼致します。

5.改ためて手紙で謝ると好印象

電話で内定を断った後、手紙で謝るとさらに好印象です。ビジネスでは、丁寧にお詫びをするときは、詫び状を送るのが基本です。この際ですから、お詫び状をつくり、誠実に謝罪をしましょう。

詳しいお詫び状のつくりかたはこちらです。

→内定辞退のお詫びの手紙の書き方

内定を断る時のQ&A

内定承諾書を出した後でも、内定は断れる?

内定承諾書や入社承諾書に法的な拘束力はありません。出した後でも、内定の辞退は可能です。

内定を断ると、後輩に迷惑をかけるってホント?

よく言われますが、大企業ならほとんど関係ないでしょう。たとえば、慶応大学からは数百人がメガバンクに就職します。一人が内定を断ったからといって、「今後慶応からはとらん!」なんてあり得ませんよね。(ゼミ推薦の場合は別。ゼミの推薦枠が無くなる可能性があります)

内定辞退のまとめ記事もチェック!

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