【内定辞退の電話の仕方】話すポイントやテンプレート付き

複数の企業から内定をもらってしまったため、第一志望の会社以外に内定辞退をしなければならない。そんなときに悩みがちなのが、内定辞退のやり方です。

内定辞退のやり方は電話がベストですが、「気まずいので、内定を辞退する会社の方と直接話をしたくない」と悩んでいる学生もいるでしょう。しかし、電話での内定辞退はさまざまな点で、メールや手紙より優れています。

今回は、内定辞退の連絡には電話がベストな理由や、電話で内定辞退を告げる文例、電話がつながらない、などトラブルが起こった場合の対処法なども含めて、内定辞退を電話でする際の方法を解説します。

内定辞退の連絡は電話でするべき！

内定辞退を「後ろめたい」「気まずい」と思っている学生は多いことでしょう。その気持ちが、できれば、採用担当の方と直接話したくない。内定辞退の連絡を可能ならば電話以外の方法でおこないたいといった悩みにつながっているのではないでしょうか。

また、電話よりもメールや電話のほうが丁寧では？と思う方もいるかもしれません。しかし、内定辞退の連絡は電話がベスト。その理由を次の項から詳しく説明していきます。

早く・確実に伝わる

電話で内定辞退をおこなう最大のメリットは、早く確実に相手に自分の意思や考えを伝えられる点です。

メールは相手の専用メールアドレスに送っても、確かに読んだのかどうかはこちらから確認が取れません。タイミングが悪ければ、送ってから時間が経ってようやく開封される場合もあるでしょう。

企業にとっても、内定を出した学生が承諾してくれるのかどうかは重大な関心事です。内定者が辞退した場合は、別の学生に打診しなければなりません。したがって、学生の内定辞退は早く確実に知りたいものです。

電話ならば相手と直接やり取りができるため、「伝えたけれど相手が気づかなかった」といったトラブルを防げます。また、相手の反応を見ながらやり取りができるので、お互いの気持ちが確実に伝わるのもメリットです。

誠意が伝わる

メールや手紙は、自分の気持ちを一方的に伝える手段です。たとえ丁寧な文面であっても、時間と手間をかけて選定した相手から辞退を告げられれば、よく思わない人もいるでしょう。

内定をもらったということは、企業があなたに「ぜひ一緒に働きましょう」と手を差し伸べている状態です。それを断るなら、自分の言葉で誠意を伝えるべきです。そしてその経験は、社会人になってから同じような場面で役立つ可能性もあります。

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内定辞退の連絡をメールですると真意が伝わらない恐れも

内定辞退の連絡は、きちんとその意思が相手に伝わらなければ入社手続きに入られてしまうことも。メールではどうしても一方通行な連絡になってしまい、解釈の違いが生じてしまう危険性があります。

特に、内定辞退という「言いづらいこと」を伝える際には、角を立てないように婉曲表現を使いがちです。

婉曲表現を使った結果、相手に「内定辞退をしたい」意思が伝わらない可能性もあります。
また、滅多にないことですがメールアドレスが間違っていて別人にメールを送ってしまった、サーバーエラーで送れていると思ったメールが送れていない恐れもあるでしょう。

自分が宛先を間違えた、メールのシステムに異常があった、インターネットの回線が不安定で送信できていなかったなど、「まさかそんなこと」と思うかもしれませんが、どのケースもありえないとは言い切れないのです。

ですから、内定辞退のようなできるだけ早く正確に自分の意思を伝えたい場合は電話連絡がベストです。

実際どう？ 企業から見た内定辞退の電話の実情

内定辞退の電話連絡を躊躇している学生の中には、「電話で内定辞退を伝えたら怒られるのではないか」と不安に思っている人もいるでしょう。

では、実際に企業は電話での内定辞退をどう感じているのでしょうか。ここでは、内定辞退をする学生や、電話で内定を伝える印象を解説します。

辞退されることは織り込み済み

企業側も、内定をだした学生すべてが入社するとは考えていません。新卒は、一度しか使えない大切な条件です。自分が希望する職種や会社に内定できれば最良ですが、確実に就職するため、学生はいくつもの会社の選定を受けるのが当たり前となっているためです。

したがって、企業も内定を出した学生から辞退者が出ることを想定して人選をおこなっています。内定辞退そのものを「非常識だ」と怒る企業はありません。安心して、内定辞退の報告をおこないましょう。

しかし、だからこそ内定辞退の連絡を早く丁寧に電話でおこなえば、その分誠実な印象がつき、後腐れなくその会社とのやりとりを終わらせることができるでしょう。内定を辞退することへの申し訳なさがあるのならなおさら電話で直接伝えたほうが良いといえます。

メールも電話も印象としては変わらない

しかし、時間をかけて選定して内定を出した学生に辞退されると、やはり企業としてはガッカリするもの。

「この学生となら一緒に仕事をしたい」という思いの表れが「内定」ですから、非常に残念に感じているはずです。どのような手段で内定辞退を告げても、その気持ちはかわらないでしょう。

だからこそ、より確実に誠実さや申し訳なさが伝わる電話の方が内定辞退の連絡に適しているといえるのです。

メール受信後に電話をすることもある

会社の採用担当者の中には、今後のためにも学生が「なぜ、わが社ではなく他社を選んだのか」その理由を詳しく聞きたい方もいるでしょう。

そのため、採用担当から確認の電話がかかってくる場合が多いです。

そのため、結局電話をすることになる可能性もあります。それならば、自分から連絡したほうがいいでしょう。余計な手間も省け、相手から電話がかかってくるより自分から電話をしたほうが心の準備ができている分、落ち着いて対処できます。

これを真似るだけ！内定辞退の電話連絡（例文）

内定辞退の連絡は電話でしたほうがいいことはわかっても、具体的に何を話せばいいかわからず、悩んでいる方も多いでしょう。「内定辞退」が言いにくい内容なのもわかります。

でも、大丈夫。そんな就活生のために、わかりやすい例文を用意しました。以下を参考にして、失礼のない内定辞退の電話連絡をしてください。

それでは、詳しく内容を解説していきます。

1.相手の都合を確認する

まずは焦っていきなり話し始めないことが重要です。まず、「ただいまお時間よろしいでしょうか？」と聞き、相手が電話対応できる時間があるかを確認するのが基本です。

担当者がどのようなタイムテーブルで動いているか、学生はわかりませんよね。急な会議が今から始まるかもしれませんし、クレームに対処している最中の可能性もあります。ですから、要件を切り出す前に、必ず都合を確認してください。

また、今は時間が取れないと言われたら「後でかけ直します」と伝え、都合の良い時間を聞きましょう。最後は時間を取ってもらったことにお礼をいって電話を終えてください。

2.結論（内定辞退をしたい）を述べる

言いにくい話ほど前置きが長くなるものです。しかし、相手の時間を使っていることを忘れてはいけません。相手は電話が終わり次第、重要な仕事が控えている可能性もあります。まずは、『内定辞退をしたい』という結論を簡潔に伝えましょう。

3.内定辞退の理由を伝える

「志望度の高い企業から内定がもらえた」「よくよく考えるとやりたい仕事ではない」などの理由から内定辞退を決めた場合、正直に答えるべきなのか悩む人もいるでしょう。

内定辞退の理由は「一身上の都合」で統一して構いません。一身上の都合と伝えたうえで、さらに企業側から理由を聞かれるかもしれません。その場合は「他社に決めた」などと理由を述べてかまいませんが、伝えたくなければ本当の理由をいう必要はありません。

4.電話での謝罪をお詫びする

内定辞退は、本来ならば学生が会社におもむいておこなうのが礼儀です。したがって、まずは電話で謝罪をするお詫びを述べましょう。

企業側も電話で十分とは思っているはずですが、このようなお詫びは一種のビジネスマナーです。そこは形に従いましょう。

内定辞退の電話連絡のポイント3つ

内定辞退の電話連絡は、単に機械的におこなえばよいわけではありません。先ほど解説した通り、内定辞退をわざわざ電話で伝えることは、相手へ誠意を見せることになるからです。

ここでは電話で内定辞退をすることで、自分の誠意を伝え、印象をアップさせるポイントを解説します。

辞退を決めたら早めに電話する

内定を辞退するかどうかを考えるのは、自分の人生に関わることなので、じっくりと時間をかけて考えるべきです。

しかし、辞退を決めたあとはすぐに内定辞退の連絡をしましょう。辞退連絡をするかしないかで迷う必要はありません。

企業は新卒で採用する人数を決め、計画を立てて採用活動をおこないます。内定を辞退する人がいると、その計画が狂います。場合によっては、再び採用面接などをやり直す必要が出てくることもあります。

しかし、早い段階で内定辞退の連絡をもらっていると、現在選考中の誰かを繰り上げで採用するなど対応できます。企業や採用担当者に掛ける迷惑を最小限に抑えるためにも、できるだけ早めに内定辞退の連絡をしましょう。

誠意を持って伝える

内定を出してくれたということは、企業や採用担当者はそれだけあなたに期待をしています。これまでに相当の時間や人員、手間を割いて採用活動をおこない、やっと獲得した人材に内定を辞退されるというのは、企業側にとって決して小さくはない損失です。

内定辞退そのものは珍しいことではないとはいえ、少なからず企業側に迷惑はかかりますし、せっかくの期待を裏切る結果になるのです。必要以上に低姿勢になることはありませんが、誠意ある対応をとらなくてはいけません。

そう考えると、内定を辞退する理由を聞かれた場合には「一身上の都合で」「他社から内定を貰ったので」など、当たり障りのない返答にしましょう。決して「○○社の方が待遇が良いので」「そもそも第一志望ではなかったので」といった失礼な言い方はしてください。

10時～12時・14時～17時を目安に電話はかける

内定辞退の連絡を電話でする場合には、相手企業の営業日であるかどうかだけでなく、時間帯にも配慮しましょう。

時間の目安は午前中であれば10時～12時、午後であれば14時～17時くらいを目安に電話をかけます。始業してすぐは朝礼があったり、前日の終業後や当日の朝に届いたメールや郵便物の処理をしたりして忙しいものです。

そのため、午前中に電話を掛けるのであれば、始業して少し時間が経過した10時以降がおすすめです。昼休憩となる12時～13時は、当然ですが電話は避けましょう。

電話番などの都合により交代で休憩をとる部署や企業も珍しくないため、必ずしも13時に担当者が席にいるとは限りません。

念のため、午後の電話は14時以降にするとよいでしょう。また、定時ギリギリの電話は歓迎されません。連休前などでない限り、17時を過ぎるようであれば、翌営業日に電話をしましょう。

こんな時どうする？ 内定辞退の電話で起こるあるある

ここまでの内容を踏まえても、なかなか電話に踏み切れないという人もいるでしょう。

そんな人のために、電話で内定辞退を告げる際に起こりがちなトラブルの事例と対処法を紹介します。ここを読んで、内定辞退の電話への不安をすべて払拭しておきましょう。

そうすれば、これから起こるかもしれないトラブルへの対処法も理解できるので、電話時にどんなことがあっても何なく対応できるはずです。

電話してもつながらない場合：メールを先に送信する

何度電話をしてもつながらない、担当者が出張や病欠ですぐには連絡がつかない、といった場合には、先にメールで内定辞退の旨を伝えましょう。

このとき、「何度電話しても繋がらなかったので」のように、連絡がつかないことを責めるような言い回しをしてはいけません。内定を辞退するというのはあくまでも自分の都合であり、採用担当者にとっては予定外の電話です。

取り急ぎメールで内定辞退の連絡をしていることと、後で電話でも連絡するつもりであることを伝えましょう。このメールに対して、相手から「電話での連絡は不要」といった旨の返信が来た場合は、それに従って電話はしなくても構いません。

メールでの辞退の仕方（テンプレ）

直接来社を求められた場合：基本的には応じなくてOK

企業によっては、直接来社して内定辞退を告げるようにと要請するところもあります。しかし、内定は企業が「わが社で働きませんか？」とオファーをかけているだけなので、学生がわざわざ来社して断る決まりはありません。

電話で退職（内定辞退）の意思を伝えたら、原則としてそれ以上のことをする必要はありません。ただし、何らかの理由でどうしても来社してもらわないと困る場合もあるため、念のために来社が必要な理由をたずねてみてください。

電話後はメールで再度内定辞退を伝えておくとさらに良い

電話で内定辞退を告げると「内定辞退した証拠が残らない」デメリットがあります。

学生が「確かに自分から内定を辞退しました」という証拠を書面などで残しておいたほうが、企業にとってはもちろん、また「言った言わない」でトラブルになることを避けられるため自分のためにもなります。

そのため、自分から「後ほど改めてメールで内定辞退の意思をお伝えします」と伝えれば、会社側も快く応じてくれるはずです。

メール例文

メールで内定辞退する例文とおおよその筋は一緒ですが、冒頭に電話に対応してもらったお礼をいれましょう。

内定承諾書を提出後でも辞退は可能

内定承諾書を提出後でも辞退は可能です。ただし、この場合の連絡は必ず電話でおこないましょう。承諾後、企業は入社準備を始めているため、制服などを準備したり研修のカリキュラムを組んだりしています。また、至急別の人に内定を打診する必要が出るケースもあります。

そういった事情があるため、内定承諾書提出後の辞退はできる限り早く伝えなければならず、そのためには担当者に直接辞退を伝えられる電話が適切なのです。

時間が経つほど企業に迷惑がかかっているということを忘れないようにしましょう。メールや手紙を書いて自分で勝手に「終わり」にしてはいけません。

紹介者がいるときは電話で伝えた後に改めて手紙を出す

内定した企業は、誰かからの紹介だったという場合もあるでしょう。ゼミの先生、OB・OG訪問でお世話になった先輩、インターンシップでお世話になった社員、就活サポートのエージェント、親戚や知人など、人のつながりはさまざまです。

誰かの紹介つきで応募した企業の内定を辞退したとなると、紹介者の厚意を無駄にすることになります。企業としても近しい人からの紹介ならばと良くしてくれたところもあったでしょう。

相手が誰であれ、紹介をしてもらったのであれば、企業には内定辞退の電話後に改めて謝罪の手紙を送りましょう。

就職先は人生に関わるものなので「内定辞退」の決断そのものを責められることはないでしょうが、厚意に応えられない件に関しては謝罪が必要です。企業側に内定辞退の電話をして受理された後に、紹介者にも連絡をしましょう。

内定辞退は電話でする！早く連絡することで気持ちが楽になる

内定辞退の連絡自体は、企業にとっては想定済みです。

しかし、せっかく出してもらった内定を辞退するのは誰しも気が引けるものですよね。気持ちはわかりますが、だからこそ内定辞退するのならば誠意を見せるべきです。

確実に辞退の意思を告げて、なおかつ誠意を見せるためにも、内定辞退は電話でおこないましょう。

なお、電話する際は相手の都合を確認し、了解を得てから内定辞退を告げましょう。電話をする時間は、始業後1時間くらい、朝礼や仕事の段取りが一段落したころがおすすめです。マナーを守りつつ、相手への感謝の気持ちをもって内定辞退の電話をするようにしましょう。