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履歴書やエントリーシートなどの送付は、データをパソコンでという企業も増えていますが、まだまだ紙で封筒に入れて郵送するというところが多いです。
しかし、普段手紙を書く機会がない人は、封筒の選び方や宛名の書き方に悩む人もいるでしょう。
ここでは、就活で履歴書やエントリーシートを送付する際の封筒の選び方と宛名の書き方について紹介します。
エントリーシートを送る封筒は白色の角形2号が適切
エントリーシートを入れる封筒は、茶封筒よりも白色の封筒を選んでください。
履歴書同様にエントリーシートも正式な書類であるため、普段使いの印象のある茶封筒よりも、白色の封筒を利用する方がおすすめです。
白い封筒は重要な書類が入っていることが一目でわかるだけでなく、「応募書類在中」の赤文字も目立ちやすくなります。そのため、一般の書類と区別がしやすく、優先的に取り扱ってもらえることもメリットです。
封筒のサイズは、A4サイズの書類がそのまま入れられる、角形2号がおすすめです。
一般的なエントリーシートは、2つ折りにするとちょうどA4サイズとなるため、大切な書類がシワになることも避けられますし、ファイルごと入れられるというメリットもあります。
また、採用担当者が開封する際も、封筒からエントリーシートを取り出しやすいため、角形2号がちょうどいいサイズなのです。
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エントリーシートの宛名は横書きでも縦書きでも良い
エントリーシートの封筒に書く宛名で横書きか縦書か、というのは意外と迷うものです。
エントリーシートの宛名は、横書きがおすすめです。
郵送時のビジネスマナーとして、「封筒の宛名の書き方は、封筒の中身に準ずる」というものがあります。エントリーシートは横書きのものがほとんどのため、横書きを推奨しています。
しかし、縦書きだからNGというわけではありません。
住所や企業名は省略せずに記載する
封筒の宛名書きは、省略せずに書きましょう。番地はもちろんですが、住所にビル名があればビル名も書き、フロアも忘れずに記載しましょう。
企業名も「（株）」などと省略せずに、「株式会社」と正式名称で書いてください。
他にも宛名書きで注意すべきポイントがあるので、順番に見ていきましょう。
・住所を2行に分けるときは一段下げる
宛名書きでは、全体のバランスも重要です。住所が長く、1行で書ききれないという場合もあるでしょう。
2行に分ける際は、2行目を1字分下げて書き始めるようにすると、全体のバランスがとれてきれいに見えます。
・企業名担当者名は中心
企業名と担当者名は封筒の中心線に沿って書くようにします。企業名だけのときは、企業名が中心線上になるように書いてください。
企業名と部署名や担当者名がある際は、その部分全体が中心に来るように心がけながら書くと、バランスがよくまとまりのある宛名となります。
・担当者名の時は「様」企業名、部署名の時は「御中」
敬称を使うときは次の点に注意しましょう。担当者名がない企業名、部署名の場合は御中を使います。
担当者の個人名がわかっている場合、もしくは「ご担当者」と記載する際は、名前の後に「様」を付けます。直前の会社名や部署名の下には敬称は付けないので注意するようにしましょう。
表には赤文字で「履歴書在中」と記載
封筒の表書きの注意点は他にも色々ありますが、中でもエントリーシートを送付時に忘れてはならないことは、封筒の左下の「応募書類在中」の表記です。
表書きの左側には、他に何も記載されていないため、赤字でさらに目立たせるようにすると、一目で応募書類だとわかってもらえます。
履歴書を同封する場合は「履歴書在中」と書いても問題ありません。いずれの場合も赤字で目立つように書き、四角い枠で囲みます。手書きでなく、スタンプや、印刷されている専用封筒を使ってもよいでしょう。
裏面には左側に自分の住所を省略せずに記載
宛名書きは裏面も注意が必要です。差出人として、自分の住所氏名を左の下半分の4分の1ほどのスペースに書きます。
郵便番号は、枠が印刷されていれば枠内に、枠がなければ真ん中より少し上の位置へ、算用数字で記入します。住所は、自分のものであっても、省略はせずに書くようにしましょう。
表書きの文字よりも、裏面の文字は小さめにします。住所よりも自分の名前は心持ち大きめに書くようにすると、バランスがとれて美しく見えます。
また、エントリーシートを送付する際には、裏面に投函日を記載することがマナーです。
縦書きで左端の上部に書きます。記入日ではなく、投函日なので、記入してすぐに送らない場合は、日付に注意するようにしましょう。
持参する際は、持参日の日付を記入するようにします。
エントリーシートを送付する封筒は太めのボールペンを使用
封筒のボールペンの色は、基本的には黒一択です。
エントリーシート記載には、個人のオリジナルで赤や青のボールペンを使用する人もいるでしょうか、封筒はオリジナリティを出すのではなく、正式に記載する必要があります。
誤字した場合の書き直しはNG
エントリーシートの記入だけでなく、送付する際の封筒の宛名書きにも注意をはらう必要があります。
誤字は修正テープや修正液で消すのではなく、新しいものと差し替え、書き直しましょう。
「二重線で消して、訂正印を押せばよいのでは？」と思うかもしれませんが、封筒の宛名の書き直しも失礼にあたります。
企業から指定された返送用の封筒が1通しかない、などの特別な事情がない限り、書き損じた封筒は使用せずに、新しいものを使うようにするのがマナーです。
エントリーシートの郵送は郵便局からがおすすめ
履歴書やエントリーシートなどの書類は、定形外の大きな封筒に入れるようになります。
確実に届けてもらうためには、おおよその重量がわかっていても、きちんとした重さを量り、過不足のない料金の切手を貼る必要があります。
料金不足で、志望先の企業に迷惑をかけることは避けたいですし、料金以上の切手を貼ることにより、「いい加減な性格」とマイナス印象になっては困ります。「切手のせいで落ちたのかも」と後悔することのないように、切手は正しい料金を貼るようにしましょう。
また、料金不足で差出人に返送されてしまうことにより、提出期限までに書類が届かないという事態になる可能性もあります。
