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エントリーシートをいざ郵送！という時に「このままで大丈夫かな？マナー違反とかしていないかな？」と心配になることはありませんか？
採用関連書類の送付時には、かなり細々としたマナーがあり、全てをきちんと押さえられている就活生はほとんどいません。
書類のマナーが間違っていると、採用担当に悪印象を持たれてしまうかもしれません。そこで、正しいエントリーシート郵送時のマナーリストをご紹介します。
エントリーシートの仕上げのマナー
エントリーシートを封筒の中に入れて封をしてしまったら、後から修正が効きません。エントリーシートを封筒に入れる前に、以下の点が出来ているかチェックしてみてください。
- 字は丁寧に書けているか？
- 写真の裏に大学名・名前を書いておいたか？（写真が剥がれた時の対策）
- 誤字の修正に修正液を使っていないか？正しい修正法は、二重線を引いて上に印鑑を押す
- 必要な箇所に印鑑を押しているか？（履歴書・エントリーシート等）
- エントリーシートのコピーはとってあるか（自分の控え用）
クリアファイルにいれて送付
発送に必要な書類をまとめたら、クリアファイルに入れてから、封筒にいれるようにしましょう。
書類は封筒に入れる枚数が少なければ少ないほど強度がなくなって、折れたり曲がったりしやすいものです。
郵送時に他の重い郵便物と一緒になったせいで、あなたのエントリーシートが折れてしまうことも無いとは言い切れません。
さらに、配達中に雨が降り、書類が濡れることでシミになってしまう可能性もあります。発送時と同じきれいな状態で担当者へ届けるためにも、クリアファイルへ入れておくのがおすすめです。
また、クリアファイルへ入れることのメリットはそれだけではありません。相手への気遣いの意味もあるのです。通常、エントリーシートを送る時には、送付状などの複数の書類を同封します。
その際、ただ封筒に全ての書類を突っ込むだけでは、企業側で開封した後にバラバラになってしまい、他の書類に紛れ込んでしまう可能性があります。企業の担当者があなたの書類をまとめて管理しやすくするためにも、エントリーシートはクリアファイルに入れてから発送しましょう。
あなたの就活力はどのくらい？
就職に成功するためには、まず自分の就活力を知っておく必要があります。就活力とは、就活で必要な準備や企業側が重視しているポイントに対して、どれだけ備えているかをはかる指標です。
ぜひ、「就活力診断」で今の自分の就活力を診断してみましょう。無料でダウンロードできるので、今の実力を踏まえた上で必要な対策をしてみてはいかがでしょうか。
エントリーシートの封筒の選び方
エントリーシートの封筒を選ぶ際にも注意するべきポイントがあります。以下の点をチェックしましょう。
- 封筒のサイズはエントリーシートを折らずに入れられる大きさか？（たいていはA4の大封筒が丁度良いサイズになる）
- 封筒は白封筒か？（茶封筒は安っぽく見えるので、採用関連書類の封筒としては不向き）
- 定型封筒は使わない（折りたたまないとエントリーシートを入れられないから）
エントリーシートに送付状は入れたか？
エントリーシートに送付状（添え状）は入れましたか？「そんなもの、わざわざ必要？」と感じるかもしれません。
確かに、送付状は必須ではなく、入れなければ落ちるというものではありません。
しかし、送付状を入れておけば、丁寧な印象になり、人事担当からの好感度がアップします。志望度の高い企業へ送るエントリーシートには、送付状を入れて損はありません。
送付状の詳しい書き方は以下の記事を御覧ください。わかりやすい図解で、送付状の書き方を解説しています。
手書き？印刷？
結論から言うと、送付状を手書きするか印刷するかは、どちらでも構いません。
実際のビジネスの場では、印刷をして同封されることが多いですが、手書きの温かみを重視するならば、手書きで作成するのも全く問題はありません。
ただし、「手書き=温かみがある」というイメージも、企業によって大きく変わるため、少し注意が必要です。
生産性や効率を重視する企業の場合、手書きを「合理的でない、非効率なもの」と判断することもあります。反対に、印刷した送付状を「きちんとしている」と捉える企業もあれば、「冷たい、機械的」だと捉える企業もあります。
それぞれの社風にもよるため、自分の応募する企業がどのような雰囲気なのかを考えて、手書きにするか印刷にするかを判断すると良いでしょう。
なお、送付状を作成する際は、手書きでも印刷でも、「実際に封入した書類」と「送付状に書かれた内容」に相違がないことが一番大切です。送付状の作成時や封筒に入れる際に、「送付状に書いた書類が揃っているか」「書類の名称を間違えていないか」を必ず確認するようにしてください。
エントリーシートの封筒の書き方（宛名）
エントリーシートの封筒を書く時にも気をつけるべきポイントが多数あります。封筒を書く時に大字なポイントを画像付きで解説いたいます。
縦書きと横書きどちらが良いか
封筒の宛名の書き方については、縦書きでも横書きでも問題ありません。以前は縦書きがスタンダードとされていましたが、近年では横書きでも可能という意見が多くなっています。
そのため、縦か横かを気にするよりも、きちんと宛先があっていること、丁寧に見やすく書かれていることの方を重要視するようにしましょう。
大学の授業でノートを取る時など、普段の生活では横書きで文章を書くことが多いです。
さらに、縦書きは利き手側に寄ってしまいやすく、きれいにまっすぐ書くのが難しいと感じる人もいることと思います。そんな時は無理して縦書きにこだわらず、横書きで書くようにしましょう。
大切なのは、相手に好感を持ってもらえるような、きれいで見やすい宛名書きをすることです。文字の大きさに注意して、縦書きでも横書きでも、あなたの書きやすい方で書いてください。
表面の書き方
- 郵便番号も省略せずに書く
- 送り先住所を省略しない（5-3-4）で五丁目三番地四号と書く
- 会社名を（株）と省略しない。株式会社◯◯と書く
- 部署へ送る場合は「◯◯部 御中」と書く
- 担当者へ直接送る場合は「◯◯ 様」と書く
- 封筒の右端に「エントリーシート在中」と赤文字で書き、赤ペンで四角に囲む
裏面の書き方
- 封筒の折口に「〆」マークを書く（開封されていない証明のため）
- 裏面の上部左側に投稿した日付を書く
- 裏面の下部右側に郵便番号・住所・名前を書く（住所は5-3-4と省略しない）
- 名前の下に、大学名・学部・学科・学年を書く
エントリーシートを郵送する時に気をつけるべきこと
エントリーシートを郵送する際にもチェックするべき点があります。忘れていると、思わぬ失敗をすることが有りますので、注意してください。
- 切手の金額は足りているか？心配な場合は、郵便局で重さを測ってもらい、必要な分の切手を貼ってもらえば間違いない
- 必着と消印の違いがわかっているか？必着は「その日までに届くこと」消印は「その日に郵便局が受け取ること」です。必着の企業に間に合わなそうであれば、速達を使ってください。
速達で送っても良いか？
速達は「普通郵便よりも早く相手へ届けることができる」というだけのサービスなので、使うことに問題はありません。
企業必着の締め切りが近く、「普通郵便では締め切り当日に配達されるかどうか」というようなギリギリの状態であれば、迷わず速達を使うようにしましょう。
ただし、速達を使うとどうしても、「急いで出したんだろうな」というイメージを持たれてしまうのも事実。締め切り直前に届いたエントリーシートであれば、なおさらそのイメージが強くなってしまいます。
そのため、締め切りまで日数に余裕があるうちは、普通郵便で出す方が無難です。
なお、速達には配達中の記録がつかないため、締め切りまでに相手に届いたかどうかを確認することはできません。もし、宅急便のようにきちんと相手へ配達されたことを確認したい場合は、追跡番号が付与される「特定記録郵便」などを使うと良いでしょう。
宛名に誤字はないか？
住所の書き間違いは誤配送のもとになるため、もちろん注意が必要ですが、部署名や担当者氏名などの間違いにも注意をするようにしてください。
部署名や担当者氏名に誤字があると、正しく相手の元へ届かないだけでなく、大変失礼にあたります。
特に担当者名は「荻」と「萩」のように、間違えやすい文字が多いです。
エントリーシートの送付先として提示されているものと一語一句違うことのないように、何度もチェックをするようにしましょう。
また、よくある間違いとして、送り先が担当者であるにもかかわらず「御中」とつけていたり、反対に企業名なのに「様」とつけていることがあります。
送り先が採用担当者や担当者の個人名の場合は「様」をつけて、「採用ご担当者様」や「○○様」などのように書きましょう。対して、企業名や部署名の場合は「○○株式会社御中」や「○○株式会社 ○○部御中」などと書いてください。
